Офісний переїзд може стати серйозним випробуванням для будь-якої компанії, особливо коли йдеться про збереження продуктивності співробітників. За даними дослідження Американської асоціації управління переїздами (AMSA), в середньому у компаній йде близько 3 місяців на відновлення продуктивності після офісного переїзду.
Однак, з правильним плануванням, стратегією та організації послуг офісного переїзду з боку мувінгової компанії, цей процес можна значно прискорити та мінімізувати негативний вплив на роботу компанії.
Як підготуватися до офісного переїзду?
- Почніть із встановлення дати переїзду й оцініть, скільки часу та коштів знадобиться на його реалізацію. Це допоможе Вам створити реалістичний план і уникнути неприємних сюрпризів у процесі.
- Сформуйте команду, яка відповідатиме за різні аспекти переїзду – від пакування та транспортування до облаштування нового офісу. Чіткий розподіл обов’язків допоможе уникнути хаосу та забезпечить злагоджену роботу.
- Складіть докладний список усього офісного майна, включно з меблями, технікою, документацією. Це дасть змогу оцінити обсяг майбутніх робіт, оптимізувати витрати й уникнути втрат під час транспортування.
- За даними експертів, у середньому офіси накопичують до 30% непотрібних речей. Переїзд – чудовий привід позбутися старих меблів, несправної техніки та застарілої документації.
- Залучіть професійного дизайнера або використовуйте онлайн-інструменти для створення 3D-моделі майбутнього офісу. Врахуйте потреби кожного відділу, передбачте зони для спільної роботи та відпочинку. Грамотна організація простору може підвищити продуктивність співробітників на 15-20%.
- Завчасно сплануйте розміщення розеток, мережевих і телефонних роз’ємів, продумайте систему зберігання даних і резервного копіювання. Це дасть змогу швидко налагодити роботу всіх систем і мінімізувати простої.
- Для перевезення офісного майна краще залучити професіоналів зі служби вантажного таксі, наприклад, inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv, які мають досвід у подібних проєктах. Вивчіть відгуки, порівняйте ціни та умови, обговоріть усі деталі, включно зі страховкою і термінами доставки.
- Не забудьте про клієнтів і партнерів. Завчасно повідомте їх про майбутній переїзд, повідомте нову адресу та контактні дані. Якщо можливі короткочасні перебої в роботі, попередьте про це і запропонуйте альтернативні канали зв’язку.
Як адаптуватися після офісного переїзду?
Організуйте комфортний робочий простір, забезпечивши співробітників ергономічними меблями та необхідним обладнанням, що за даними Гарвардського університету може підвищити продуктивність праці на 15-20%.
Проведіть екскурсію новим офісом, показуючи важливі локації, щоб співробітники швидше освоїлися і почувалися комфортно. Встановіть чіткі правила і процедури, своєчасно інформуючи про зміни, і проводьте навчальні сесії для всіх співробітників.
Підтримуйте відкриту комунікацію, регулярно запитуючи співробітників про труднощі, що виникають, і можливості поліпшення. Організуйте тімбілдінг заходи для згуртування колективу і полегшення адаптації. Будьте готові до тимчасового зниження продуктивності в перші 3-4 тижні після переїзду, проявляйте розуміння і підтримуйте співробітників у цей період.
